Die D3 Community Events 2020: Ein Hauch von hybrid

„Topp, die Wette gilt!“ Beim D3-Community-Event Teil 1 in Hamburg war das Studiogefühl dank der vielen Technik so präsent, dass sich Co-Moderator Tom Leppert in einem „Wetten, dass….“ Flashback spontan zu einer Saalwette hinreißen ließ: Würden beim D3-Community Event Teil 2 in Gerlingen mehr Menschen teilnehmen als in Hamburg, so Tom, dann laufe er von Hamburg nach Berlin.

Und damit sind wir schon mittendrin. Aber der Reihe nach.

Analog, hybrid – oder doch ganz digital?

Im Herzen des Projekts D3 – so geht digital steht der Austausch zwischen Menschen, die in Vereinen, Verbänden, Stifungen und sonstigen Organisationen mit dem digitalen Wandel in der Zivilgesellschaft in Berührung kommen und diesen aktiv gestalten wollen. Neben vielen über das Jahr verteilten Angeboten (z.B. lokale Meet-ups, die virtuelle Sprechstunde Plötzlich digital, Experimente wie Working Out Loud Circles oder die D3-Expedition) ist unser D3 Community Event das jährliche Highlight.

Community Event? Bis März diesen Jahres verstanden wir darunter einen langen, mit Workshops, Austauschformaten und rund 100 von euch vollgepackten Tag in einer inspirierenden Location. Für 2020 hatten wir Köln ins Auge gefasst. Außerdem hatten wir geplant, in vielen Vor-Ort-Besuchen den Spirit von D3 MeetUps auch außerhalb von Berlin zu verbreiten. Doch was dann kam, wissen wir alle – und wir begannen umzuplanen. Nach den Lockerungen der Kontaktbeschränkungen im Sommer waren wir optimistisch, eine kleine Gruppe lokaler Akteur:innen an zwei verschiedenen Orten zusammenbringen zu können und den Rest digital dazuzuschalten.

Die große neue Welt hybrider Formate lag als Chance vor uns, bei denen on- und offline Teilnehmende barrierearm und coronakonform gemeinsam an einer Veranstaltung teilnehmen und interagieren können. Doch mit steigenden Fallzahlen erschien das nicht mehr verantwortungsvoll – und wenige Tage bevor es eine politische Entscheidung wurde, entschieden wir uns, auf eine fast rein digitale Veranstaltung mit „Studios“ in Hamburg und in Gerlingen umzuschwenken.

Was sind hybride Veranstaltungen?

Hybride Events: Die Technik

Wie gesagt: Aufgrund der stark ansteigenden Fallzahlen im Oktober waren beim ersten Community Event am 26. Oktober 2020 in Hamburg schlussendlich nur unsere beiden Moderatoren, Tom Leppert und Tomislav Perisic, vor Ort. Als wir das Event konzipierten, stand jedoch noch eine hybride Veranstaltung mit Teilnehmenden auch vor Ort im Raum. Uns war klar, dass „hybrid“ ein komplettes Neudenken an Technik und Methodik erfordert, um ein Zusammenspiel der beiden Welten zu ermöglichen. Wenn im Hörsaal in Hamburg 30 Personen sitzen würden und online noch einmal ähnlich viele, dann galt es viel einzurichten, um On- und Offline für die jeweils andere Seite gut sicht- und hörbar zu machen und ein Gefühl von Miteinander zu schaffen.

Schnell kamen wir zu dem Schluss: Das kriegen wir – allein aufgrund unserer technischen Ausstattung – nicht ohne Hilfe hin. So beauftragten wir ein Büro für Veranstaltungstechnik. Ein Blick in die Technikliste zeigt die Komplexität:

• (Ansteck-)Mikrofone für die Moderation,
• (Angel-)Mikrofone, um Wortbeiträge im Hörsaal auch im digitalen Raum verständlich zu machen und dabei möglichst wenig Berührungen in Coronazeiten nötig zu machen,
• eine Standkamera, um das Podium / die Moderation zu filmen,
• eine mobile Kamera, um Impulse an anderen Orten sowie Teilnehmende einzeln und als Gruppe für den digitalen Raum sichtbar zu machen,
• 1-2 große Displays oder Beamer inkl. Leinwand, um den analogen Teilnehmenden die digitalen Teilnehmenden zu zeigen und der analogen Moderation den digitalen Raum und Chat,
• entsprechend Stative für Kameras und jede Menge Kabel,
• mehrere Laptops für die Regie und das Einspeisen der verschiedenen Kameras,
• mehrere Scheinwerfer (spart nicht an der Ausleuchtung!) –
• und damit dann auch ein Mischpult für Ton und Bild.

Und um all das digital und vor Ort aufzubauen, zu steuern und zu moderieren, kommen eine handvoll Personen hinzu.

Geht das auch ’ne Nummer kleiner?

Springen wir zu Teil 2 des Community-Events. Hier war uns bei der Feinplanung schon klar, dass in Gerlingen keine größere Personenanzahl anwesend sein würde. Und wir wollten zudem bewusst schauen, wie eine selbstgebaute Technik-Lösung aussehen könnte. Mit Uli Sailer von der Mitmachzentrale in Gerlingen hatten wir einen motivierten Bastler mit Technikschrank im Team.

Als Studio-Szenerie reichte hier eine Kamera auf einem Stativ, die das Moderationsduo auf der Bühne in ein Zoom-Meeting einspeiste und eine Mikrofonanlage für die Redebeiträge der beiden Moderator:innen Uli und Claudia. Hinzu kam ein Bildschirm im Blickfeld der beiden, um dem Zoom-Meeting und dem Chat folgen zu können sowie ein großes Ringlicht.

Da wir ja in Gerlingen auch etwas von der Mitmachzentrale sehen wollten, gab es eine Rundführung per Handykamera. Diese wählte sich einfach als weiterer Account in das Videomeeting ein und wurde von der technischen Moderation als Spotlight angepinnt, genau wie das Podium – denn so sehen alle Teilnehmenden gleichzeitig die Redner:innen, die sie sehen sollten.

Hybrid oder Online – egal. Hauptsache gutes Programm!

Unsere Hauptmotivation war, dass ihr euch mit neuen, interessanten Menschen, die an ähnlichen Themen und Herausforderungen arbeiten wie ihr, austauschen könnt. Also nutzen wir in Hamburg wie auch in Gerlingen eine unserer liebsten Zoom-Features: Die Breakoutsessions.

Breakout-Sessions sind eine Funktion, die verschiedene Videokonferenz-Anbieter wie z.B. Zoom, BigBlueButton oder WebEx anbieten. Innerhalb eines gemeinsamen Meetings kann die Gruppe in viele kleine, bei Zoom bis zu 50, Kleingruppen unterteilt werden. Hierbei kann der Host des Meetings die Anzahl der Personen pro Gruppe und die Dauer der Sessions festlegen. Je nach Einstellung werden die Gruppen nach dem Zufallsprinzip oder bewusst zusammengestellt. Wird die Breakout-Session für alle beendet, sind automatisch auch alle wieder im Haupt-Meeting – ein Vorteil, den Moderator:innen in weitläufigen Tagungshäusern nicht haben.

Immer wieder neu zusammengemischt, gab es bei beiden Teilen des Community-Events einige Minuten, um sich in 3er Gruppen kennenzulernen. Eigentlich. In Teil 1 mischte sich manchmal die nicht sehr gesprächige „Bühne“ (=Kamerasignal) als Teilnehmerin dazu. Das sorgte für viel Freude im Chat, genau wie der Umstand, dass nicht immer die zeitliche Vorwarnung zum baldigen Ende der Breakout-Session eingeblendet wurde und der letzte Halbsatz noch auf den Lippen lag, wenn alle durcheinandergewirbelt wieder im Plenum erschienen.

Unterstützt wurde das Kennenlernen durch ein Padlet, auf dem jede:r Teilnehmer:in einen kleinen Steckbrief mit Foto und Kontaktmöglichkeit hinterlassen konnte – ein gemeinsamer digitaler Visitenkartenkasten der Veranstaltung.

Einblicke in die Workshops und Austauschrunden

Beim ersten Treffen in Hamburg wurde uns der Agendapunkt „Hybrider Testlauf“ zwar durch die Corona-Entwicklungen genommen, nichtsdestotrotz sprachen wir darüber. Es bestand die Auswahl zwischen vier verschiedenen offenen Austauschrunden, in denen Expert:innen in einem offenen Format für Fragen und Diskussionen zur Verfügung standen. Es ging um hybride Events mit Tom Leppert von Heldenrat, um Digitalstrategien in der eigenen Organisation mit Louisa Mühlenberg von der Ehrenamtsstiftung MV, um Open Source Tool-Baukästen mit Ben Brich von ODOO und um die Digitalisierung von Angeboten im Senior:innenbereich mit Tomislav Perisic von Aktivoli. Dabei wurde viel Wissen ausgetauscht und Fragen deutlich, denen wir uns bei D3 in den kommenden Monaten mit weiteren Beiträgen gerne widmen und euch damit praktische Hilfestellung bereitstellen.

Mit dem Wissen darum, wo euch gerade der Schuh drückt, entschieden wir uns für Teil 2 in Gerlingen für vier praktische Workshops, um euch für eure Online- und Hybrid-Events neues Wissen an die Hand zu geben.

Als wir nach dem Event unsere Learnings und Details aus den Workshops abglichen, fielen einige Aussagen besonders ins Auge und lassen sich in zwei grobe Kategorien einteilen. Natürlich gingen wir viel tiefer rein ins Thema – aber das würde hier zu weit führen.

So niedrigschwellig wie möglich planen und kommunizieren

• Überfordert euch als Administrator:innen und eure Teilnehmenden nicht unnötig mit komplexen Tools. Wer nur ein paar Post-its mit anderen zusammentragen möchte, sollte statt der mächtigen Kollaborationslösung MIRO eher ein niedrigschwelligeres Whiteboard wie z.B. das neXboard ausprobieren. Wer einmalig eine mittelgroße Veranstaltung plant, braucht vielleicht nicht gleich komplexe Lösungen wie Qiqochat, sondern kann mit intuitiveren, kleineren Lösungen wie Veertly arbeiten.
• Geht bei der Veranstaltungsvorbereitung immer vom „DAU“ aus, dem „dümmsten anzunehmenden User“. Beschreibt schon in den Vorab-Mails genau, wie technische Tools zu erreichen sind und welche Browser/ Technik man benutzen sollte.
• Schafft einen sicheren Rahmen für technische Unsicherheiten. Falls möglich, gebt Teilnehmenden vorab die Möglichkeit zum Testen und Üben, bietet als Breakout-Session oder via Telefon die Gelegenheit, Probleme gemeinsam zu beheben. Alternativ kann zunächst einmal folgende tolle Infosammlung im Chat geteilt werden.
• Es gibt einen Unterschied zwischen Menschen, die ein Tool noch nicht kennen, und Menschen, die „keine ‚Schubladen‘ für die verschiedenen Oberflächen, die einem im digitalen Raum begegnen, im Kopf haben“ (Wiebke Ilsitz im Workshop). Diese brauchen eine ganz andere Vorbereitung und Anleitung. Wie, das zeigt besonders Dagmar Hirche in ihren tollen Tutorials für Senior:innen – auch sie war bei unseren Community Events wieder dabei.

Online gut rüberkommen

• Ihr moderiert oder haltet einen Vortrag? Dann sorgt gerade in der dunklen Jahreszeit für gute Ausleuchtung – am besten mit einem Ringlicht. Besonders Deckenlampen lassen einen meist „in einem schlechten Licht“ erscheinen.
• Positioniert euch mittig und mit etwas Abstand zum oberen und unteren Rand im Bildschirm. Die Kamera sollte sich in etwa auf Augenhöhe befinden.
• Bereitet eure Tools wie Whiteboards, Umfragetools und Co. schon vor, bevor ihr in das Meeting geht und habt sie geöffnet oder in einer übersichtlichen Linkliste zusammengetragen.
• Wann immer möglich, habt als Moderator:in einen Co-Host dabei, der die technische Moderation im Hintergrund für euch macht und ggf. auch seinen Bildschirm mit den eingerichteten Tools teilt. Mit dieser Person könnt ihr in unsicheren Situationen auch spielerischer kommunizieren, um das Problem zu verstehen.

All work and no play…? Nicht mit D3.

Wie sind keine Freund:innen strenger Weiterbildungsformate und lieben die Leichtigkeit. Wir haben versucht, uns in der Moderation nicht zu ernst zu nehmen, gerade auch wenn einmal etwas nicht so gut klappte – wie zum Beispiel die Selbstzuordnung der Teilnehmenden in die Breakoutsessions.

Wir fanden es belebend, zwischen dem jeweiligen „Studio“ in Hamburg oder Gerlingen und dem D3-Team im virtuellen Raum die Moderationsbälle hin- und her zu werfen. Ein Aspekt, der auch bei hybriden Events mit analogen Teilnehmenden gut die virtuelle Wand zu durchbrechen verspricht. Wenn auch wir den zeitlichen Ablauf gut durchgeplant hatten und hielten, ließen wir Raum für Zwischengeplaudere – ohne diese wäre nie die eingangs erwähnte Saalwette entstanden.

Apropos Saalwette! Natürlich haben wir Toms Wetteinsatz beim 2. Teil des Events in Gerlingen wieder aufgenommen. Wären in Gerlingen mehr Teilnehmende dabei gewesen als in Hamburg, hätte Tom von Hamburg nach Berlin laufen müssen. Da wir aber 5 Teilnehmer:innen weniger als in Hamburg waren, musste Gerlingen einen eigenen Wetteinsatz anbieten. Ganz im Sinne ihres Urban Gardening Projekts im Garten der Mitmachzentrale „Unser Hirsch“ pflanzen sie nun für jede:n Teilnehmer:in am Community Event Teil 2 eine Tulpenzwiebel ein – freut euch also auf Bilder von 50 wunderschönen Tulpen im Frühjahr.

Gemeinsam den Abend ausklingen lassen

Wie sonst bei Drinks und Musik den Abend ausklingen lassen und Gespräche vertiefen – das ist digital etwas anderes. Für den ersten Abend hatten wir uns ein digitales Kneipenquiz ausgedacht. Wie ihr diese selbst durchführen könnt, zeigen wir euch demnächst in einem eigenen Beitrag.

In Gerlingen entschieden wir uns für die letzte halbe Stunde für digitale Stehtische zu verschiedenen Themen. In Breakoutsessions zu Formaten und Methoden, zu Technik und Tools, zur Mitmachzentrale Gerlingen und zu D3 – so geht digital konnten sich alle für noch offene Fragen und Impulse sowie die Vernetzung untereinander zusammensetzen. Der Zoomraum blieb offen, bis die letzten Gäste gegangen waren. An beiden Abenden gab es auch ein kleines Überraschungspaket zu gewinnen.

Unser Fazit

Wir hatten eine wunderbare Zeit und viel Spaß bei den Community-Events 2020 – denn es entstand ein reger Austausch untereinander. In unseren Blitzlichtrunden und dem 1-2-4-all Austausch (Liberating Structures) nach den Workshops blitzen die Anregungen und Learnings nur so über den Bildschirm. Wir haben gelernt: Hybride Events sind mindestens doppelte Arbeit, denn man plant inhaltlich mindestens zwei Veranstaltungen, die ineinander greifen, hinzu kommt ein Mehrbedarf an Technik und Personen, die diese bedienen.

Ganz hybrid waren die Events aufgrund der Corona-Situation dann nicht, denn dazu hätten wir ein analoges Publikum mit dem digitalen Publikum vernetzen wollen. Aber wir haben, was das technische Setup angeht, viel gelernt. Gerade was die konkrete Zusammenarbeit in hybriden Formaten angeht, freuen wir uns auf weitere Experimente.

„Technisch und methodisch war es wie erwartet nochmal eine größere Herausforderung als rein virtuell. Und das hat ja sowohl in Hamburg als auch in Gerlingen gut funktioniert. Die Events waren ein sehr guter Schritt in die Vorbereitung einer hybriden Veranstaltungszukunft.
In Hamburg würde ich das jedenfalls zukünftig gern zum Standard machen und so noch mehr Menschen die Teilhabe am Austausch über Digitalisierung im Sozialen ermöglichen.“

Tom Leppert, Heldenrat (Veranstaltungspartner und Co-Moderator bei Teil 1 in Hamburg)

 „The first cut is the deepest…“ Auf den guten Erfahrungen können wir aufbauen und zügig in 2021 in Hamburg eine Premiere auch mit Teilnehmenden im Saal durchführen. Die Planung hat ein so gutes Zusammenspiel ergeben, dass wir in Hamburg daraus mehr machen wollen. Damit auch hier für mehr Austausch, mehr Einfluss, mehr Hilfe, mehr gemeinsame Entwicklung die Digitalisierung im zivilgesellschaftlichen Umfeld voran getrieben wird. Und wenn das genauso viel Spaß bringt, wie dieses Event, dann kann das nur gut werden.

Tomislav Perisic, Aktivoli-Landesnetzwerk Hamburg ((Veranstaltungspartner und Co-Moderator bei Teil 1 in Hamburg)

Ja, ihr habt richtig gelesen – es tut sich was in Hamburg. Unsere fabelhaften Mitveranstalter Heldenrat und Aktivoli-Landesnetzwerk werden gleich im Januar ein erstes D3 Meet-up in Hamburg durchführen, weitere sind geplant. Abonniert unseren Newsletter, um auf dem Laufenden zu bleiben!

Was wir an unserem kleinen hybriden Setup zu schätzen gelernt haben: Ohne die Möglichkeit, sich digital dazuzuschalten, wären wir für unser bundesweites Community Event nicht so tief in einen kleineren Ort in den Süden bzw. an die Landesgrenzen gereist. Trotzdem hatten viele von euch so die Chance, eine Führung durch die Mitmachzentrale Gerlingen zu machen. Ein echter Gewinn!

Dinge zu planen, die man vorher so noch nicht gemacht hat und die dann auch noch funktionieren, ist ein erhebendes Gefühl. Für uns in der Mitmachzentrale war es eine große Ehre, mit den D3s das Community-Event „Süd“ mitplanen zu dürfen. Berlin, Hamburg, Gerlingen ein digitales Dreieck, das es so sicher noch nicht gab, aber hoffentlich mal wieder geben wird.

Uli Sailer, Mitmachzentrale „Unser Hirsch“ Gerlingen (Veranstaltungspartner und Co-Moderator bei Teil 2 in Gerlingen)

Wir freuen uns, dass wir dieses Jahr trotz Reise- und Kontaktbeschränkungen neue wundervolle Partner:innen – und damit auch neue Teilnehmer:innen und künftige Community-Mitglieder in neuen Orten gewinnen konnten. Wir freuen uns auf mehr in 2021!

Community Event 2021 – hybrid, digital oder analog?

Das wissen auch wir noch nicht. Mit eurem Feedback habt ihr uns bestätigt, dass Raum für Austausch rund um den digitalen Wandel in der Zivilgesellschaft für euch wichtig und wohltuend ist. Und, dass digitale (Zusatz-)Optionen in Sachen flexible Teilnahme, weniger Zeit- und Reiseaufwand und mehr gut funktionieren.

Eins ist gewiss: Auch 2021 planen wir ein D3 Community Event für – und gerne auch mit – euch. Ihr habt gute Ideen, wie das aussehen kann und welchen Ort wir unbedingt besuchen sollten? Schreibt uns an.

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