KPIs, Erfolgsmessung, Kennzahlen und Jahresziele – das klingt nach Aktiengesellschaft oder Großunternehmen? Weit gefehlt. In unserer datengetriebenen Zeit sind Kennzahlen, Monitorings und Evaluationen auch für den Nonprofit-Sektor unverzichtbar geworden. Während Industrie und Handel den Profit messen, sind es für NGOs, Stiftungen oder Sozialunternehmen häufig andere Kennzahlen, die wichtig sind. Zum Beispiel die Wirkungsmessung. Und das nicht nur aus reinem Interesse, sondern auch, weil Förder:innen, Stakeholder oder Spender:innen möglichst transparent über die Ziele und Erfolge informiert werden sollen und wollen.
Kathrin Wieland und Chandani López Peralta sind Wirkungsexpertinnen von TolaData und haben uns zehn Tipps zur Erfassung und Auswertung von Daten für eure Wirkungsmessung gegeben.
10 Tipps für eure Wirkungsmessung
In diesem Artikel haben wir einige Tipps und Tricks zum Thema Monitoring and Evaluation für Not-for-profit-Organisationen wie NGOs, Stiftungen oder Sozialunternehmen gesammelt. Ein sogenannter Monitoring-and-Evaluation-(M&E)-Plan stellt dabei eine wichtige Grundlage dar. Beim Lesen erfahrt ihr mehr über die Erstellung, Zeitplanung und Umsetzung eines solchen Plans – auch unter dem Einsatz digitaler Tools.
Eine Anmerkung vorneweg: Einige der dargestellten Prozesse und Schritte stammen ursprünglich aus der Entwicklungszusammenarbeit. Sie sind aber auch für andere gemeinnützige Bereiche gut anwendbar.
Wichtig ist uns auch: Die untenstehenden Tipps sind eine Sammlung von Best-Practices im Bereich der Wirkungsmessung. Auch wenn ihr und eure Organisation nicht jeden der genannten Schritte ausführen könnt oder möchtet, werdet ihr dennoch allein durch die Beschäftigung mit dem Thema M&E und Wirkungsorientierung einen Mehrwert für euch und eure Projekte schaffen können. Wir wünschen euch viel Spaß und Erfolg auf dem Weg dahin!
1. Sein Projekt gut kennen
Es mag platt klingen, aber: Bevor ihr mit der Erstellung Ihres M&E-Plans beginnt, ist es wichtig, sich ein gründliches Verständnis des Projekts anzueignen. Einige hilfreiche Fragen hierbei sind: Was sind die Projektziele? Welches Problem versucht das Projekt zu lösen? Welche Maßnahmen und Aktivitäten führen wir durch, um diese Probleme anzugehen? Ist die Zielgruppe definiert? Was sind das verfügbare Budget und die Ressourcen? Welcher Zeitrahmen ist für das Projekt vorgesehen? Und wie können die Projektaktivitäten gemessen werden? Die Beantwortung dieser Fragen hilft euch dabei, eine solide Grundlage für eure Evaluation zu legen.
2. Schon während der Projektplanung an die Evaluation und Erfolgsmessung denken!
Es empfiehlt sich, schon bei der Planung eurer Projektziele und Ressourcen gleichzeitig mit der Konzeption eures M&E-Plans zu beginnen. So stellt ihr von Anfang an sicher, dass eure Ressourcen realistisch geplant sind. Zudem dient euer M&E-Plan als Grundlage für die Erstellung eurer Ausgangswerte (die sogenannte “Baseline”), mit deren Hilfe ihr den Erfolg und die Wirkung eurer Maßnahmen messen könnt. Der M&E-Plan, den ihr vorab erstellt, sollte als Teil des Projektplans gesehen werden (oder mit ihm verknüpft sein). Idealerweise wird dieser Plan mit dem Input und dem Feedback aller am Projekt beteiligten Interessengruppen / Stakeholder und Teammitglieder gestaltet.
3. Messen und Auswerten zur Routine im Projektablauf machen!
Einige Organisationen schauen sich ihre Ergebnisse und Daten nur in der Endphase eines Projektes an und evaluieren diese. Dabei ist das Messen und Auswerten ein grundlegender Bestandteil eines Projekts und sollte möglichst parallel zu den Projektmaßnahmen stattfinden. Dies ermöglicht einen besseren Überblick über den Verlauf des Projekts. Ein weiteres Plus: Misst und überprüft man regelmäßig seine Erfolge, kann man auf möglicherweise auftretende Probleme schneller reagieren und verschiedene Szenarien genauer vorhersagen. Man verbessert die interne Koordinierung und Ressourcenzuweisung und kann so fundiertere Entscheidungen treffen.
4. Sich mit verschiedenen digitalen Tools und -Methoden vertraut machen
Im Bereich Wirkungsmessung gibt es viele Werkzeuge, Methoden und Ansätze für verschiedene Phasen und Aktivitäten eines Projektes. Es mag offensichtlich erscheinen, aber: Ein Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Methoden und Tools auszuwählen, die am besten zu eurem jeweiligen Projekt passen. Folgende Leitfragen können euch dabei helfen, die passende Option für euch und euer Projekt zu finden: Welche Art von Projekt möchtet ihr beobachten und evaluieren und in welcher Projektphase befindet ihr euch? Wo und wie wollt ihr die Werkzeuge und Methoden einsetzen? Eignen sich qualitative Ansätze für euer jeweiliges Projekt besser, als quantitative? Welche Kapazitäten, Ressourcen und Kompetenzen stehen euch zur Verfügung, um das jeweilige Werkzeug oder die jeweilige Methode einzusetzen?
5. (Messbare) Erfolgsmerkmale identifizieren
Erfolgsmerkmale, sogenannte Indikatoren, werden aus gutem Grund oft als das Rückgrat der Wirkungsmessung bezeichnet. Indikatoren sind spezifische Informationen, die dabei helfen, zu beurteilen, ob die gewünschten Projektergebnisse erreicht werden. Im Idealfall solltet ihr Indikatoren für jede Zielebene eines Projekts und seiner Wirkungslogik – sei es ein Unterziel, Projektziel oder Oberziel (oder sei es ein Output, Outcome oder Impact) – definieren. Idealerweise sind die gewählten Indikatoren spezifisch, relevant, messbar und erreichbar sowie mit einem Ausgangswert (Baseline) und einem Zielwert versehen. Qualität geht hierbei vor Quantität. Wenn ihr zu viele Indikatoren anlegt oder Indikatoren ohne zugängliche Datenquellen definiert, kann dies die Umsetzung des M&E-Plans erschweren.
6. Daten aus mehreren Quellen sammeln
Je genauer und verlässlicher die zugrundeliegenden Daten und je präziser die Indikatoren, desto besser könnt ihr beurteilen, ob ihr die Ziele eurer Projektmaßnahmen erreicht und ggf. die beabsichtigten Wirkungen erzielt. Zudem könnt ihr die Daten bei wichtigen Entscheidungsprozessen als Grundlage verwenden.
Genau wie bei den Indikatoren geht es auch hier darum, Qualität vor Quantität zu stellen. Das bedeutet, nur solche Daten zu sammeln und zu nutzen, die ihr auch braucht– ansonsten kann das Sammeln und Auswerten von Daten viel Zeit und Ressourcen kosten.
7. Mitarbeitende und Stakeholder mitnehmen
Ein partizipativer und integrativer Ansatz, der möglichst viele Stakeholder:innen in die Entwicklung eures M&E-Plans einbindet, stärkt das Verantwortungsbewusstsein und die Motivation aller am Projekt beteiligten Parteien. Dadurch stellt ihr sicher, dass jedes beteiligte Mitglied die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern und Input für die Beurteilung der Situation, die Auswahl der Projektziele und die Gestaltung von Projektplänen beizusteuern.
8. Zwischenergebnisse kommunizieren
In der traditionellen Erfolgs- oder Wirkungsmessung erfolgt die Berichterstattung in der Regel jährlich oder zum Abschluss des Projekts. Gerade für umfangreiche Projekte kann man dieses Vorgehen aber nicht mehr als “state of the art” bezeichnen. So wichtig es ist, Stakeholder und Förderpartner:innen in die Projektplanung einzubeziehen, so wichtig ist es auch, sie umfassend und regelmäßig über den Stand des Projekts zu informieren.
Regelmäßige Updates helfen den Beteiligten, sich ein klares Bild über die auftretenden Erfolge und Rückschläge zu machen und notwendige Anpassungen vorzuschlagen. Kontinuierliches Messen und Evaluieren hilft euch als Organisation auch dabei, Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Hierbei können Online-Plattformen mit Dashboard-Funktionalität, auf denen ihr eure Ergebnisse in Echtzeit präsentieren könnt, besonders hilfreich sein.
9. Datengestützte Entscheidungen treffen
Daten sind natürlich einer der zentralen Bestandteile bei der Messung und Evaluierung eurer Projekte. Im Zusammenspiel mit Projektindikatoren helfen Daten (qualitativ wie quantitativ) dabei, den Erfolg eines Projekts zu beurteilen und faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. Dies heißt selbstverständlich nicht, dass Daten alles sind und nicht-erfassbare Faktoren nicht oft eine wichtige Rolle spielen – aber ganz ohne Daten geht es in vielen Fällen auch nicht.
10. Digitale Tools einsetzen
Die Anforderungen an Nonprofits sind in den letzten Jahren stark gestiegen. Mehr Transparenz, Echtzeit-Datenerfassung, schnelle Rückmeldungen, quantifizierbare Ergebnissen und standortübergreifende Zusammenarbeit gehören immer mehr zum Tagesgeschäft. Deshalb hat die Rolle von IT-Lösungen und digitalen Tools auch im Bereich der Wirkungsmessung stark an Bedeutung gewonnen. Mit Software und digitalen Tools, die auf dem Markt verfügbar sind, können Organisationen Zeit und Ressourcen sparen und die Wirkung ihrer Projekte steigern.
Einige dieser Tools ermöglichen es, Echtzeitdaten unkompliziert aus verschiedenen Online- oder Offline-Quellen zu sammeln, Ist- und Sollwerte mittels Indikatoren zu vergleichen und mit einer Wirkungslogik zu verknüpfen. Zudem könnt ihr eure erzielten Ergebnisse analysieren, visualisieren und mit Stakeholder:innen teilen.
Auch hier gilt es, einen gesunden Mix zu finden, und nicht jedem digitalen Trend blind hinterherzulaufen. Gleichzeitig gibt es gerade in diesem Bereich gewaltige Chancen, mit digitalen Lösungen noch besser zu werden. Informiert euch also, welche Angebote bereits bestehen!
Wir hoffen, dass diese Tipps hilfreich waren. Lasst uns sehr gerne wissen, wenn ihr dieser Auflistung etwas hinzufügen wollt oder einige Punkte anders seht. Der Großteil unseres Teams stammt ebenfalls aus dem Nonprofit-Sektor und freuen uns immer über regen Austausch!
Über die Autorinnen
Chandani López Peralta arbeitet seit mehr als zehn Jahren in NGOs, vor allem in der Entwicklungszusammenarbeit, u.a. in Nepal und den USA.
Chandani und Kathrin arbeiten bei dem Berliner Sozialunternehmen TolaData. TolaData entwickelt eine web-basierte Software für Monitoring and Evaluation und die Wirkungsmessung von NGOs, Stiftungen und Sozialunternehmen. Mit TolaData können Non-Profit-Organisationen ihre Wirkungslogik darstellen, Indikatoren definieren und die zugehörigen Daten einfach erheben, importieren, auswerten, visualisieren und mit Stakeholdern teilen. Der Großteil des Teams stammt ebenfalls aus dem Not-for-Profit-Sektor, vor allem der Entwicklungszusammenarbeit.
Der Artikel steht unter einer Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz.
gefördert durch 