Gleich zwei Tools: Vom Einstieg mit Etherpad zum Allrounder Cryptpad – in der aktuellen Ausgabe von Plötzlich digital ging es in die Welt der Open Source Dokumentenzusammenarbeit. Den Einstieg gab D3-Aris mit der Open Source Software Etherpad. Mit ihr könnt ihr unkompliziert gemeinsam an Texten arbeiten. Während viele Dienste zur Online-Zusammenarbeit aufgrund der vielen Funktionen eine Einarbeitung und Vorwissen benötigen, besticht Etherpad vor allem durch die Reduktion auf das Wesentliche und simple Bedienung.
Etherpad – gemeinsam an Texten arbeiten
Einmal angelegt, erklärt sich Etherpad quasi von selbst: ihr könnt euren Text formatieren, kommentieren und für andere zum Lesen oder Bearbeiten freigeben. Besonders die ausgeklügelten und leicht verständlichen Werkzeuge zur Zusammenarbeit machen die Nutzung der Software niedrigschwellig und somit auch für digitale Einsteiger:innen attraktiv. So könnt ihr intuitiv euren Namen anpassen, es werden alle Mitbearbeitenden mit einer anderen (änderbaren) Farbe dargestellt, was die Übersichtlichkeit erhöht und euch steht auch noch ein Chat zum Austausch zur Verfügung. Als i-Tüpfelchen könnt ihr den Bearbeitungsverlauf des Dokuments durch eine Zeitachse schnell nachvollziehen und problemlos zu früheren Versionen springen.
Auch beim Datenschutz erlaubt sich Etherpad keine Pannen – ihr könnt die Software selbst auf einem Server betreiben oder eine bestehende Instanz nutzen (z.B. die sicher in Deutschland gehostete Version vom Deutschen Bundesjugendring). Beachtet lediglich, dass jeder mit der URL zu eurem Dokument dieses auch einsehen kann – für die Verarbeitung von sensiblen Daten eignet sich Etherpad daher eher nicht.
Fun Fact: Das Tool sieht Google Docs nicht nur zum Verwechseln ähnlich, sondern wurde auch von Google gekauft, die das Projekt jedoch weiter als Open Source Alternative betreiben und somit keinerlei Zugriff auf eure Daten haben.
Ab auf’s nächste Level mit Cryptpad
Nach dem sanften Einstieg ging es in Teil 2 mit Johannes Grünecker um den Tausendsassa Cryptpad. Wie bei Etherpad wird auch hier das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ermöglicht. Doch darüber hinaus lassen sich Daten virtuell ablegen (1GB Speicher gibt’s umsonst), Kanban-Boards erstellen, Excel-Tabellen bearbeiten oder Präsentationen vorbereiten. Johannes zeigte euch drei Funktionen im Detail: Textverarbeitung, Kanban-Boards und Umfragen.
Die Basics: Texte und Kanban-Boards
Die Funktionen zum Bearbeiten von Texten sind umfangreicher und sicherer als bei Etherpad. Sso lassen sich hier deutlich mehr Formatierungsoptionen auswählen und die Texte sind nicht einfach via passender URL einzusehen. Überhaupt punktet das Tool in Sachen Datenschutz: Die gesamte Cryptpad Suite ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Somit können nicht einmal die Betreibenden des Servers eure Daten einsehen. Auch bei der Anmeldung werden keine personenbezogenen Daten verlangt. Hinzu kommt, dass ihr Cryptpad auch selbst hosten könnt. Das macht das Tool zu einer attraktiven Option, auch wenn sensible Daten im Spiel sind. Sichere Datenverarbeitung? Check!
Da die Excel-Option in Cryptpad auf Open Office aufbaut – der Open Source Alternative zu Microsoft Office – und vielen vertraut ist, sprang Johannes direkt zu den Kanban-Boards. Kanban-Boards sind Bestandteil vieler agiler Arbeitsmethoden und sind im Kern mehrspaltige Tabellen, durch die zu erledigende Aufgaben im Prozess wandern. Auch die Kanban-Boards bei Cryptpad lassen sich, wie bei proprietären Alternativen, individuell anlegen und laden zum gemeinsamen Arbeiten ein. Cryptpad bietet euch dabei nicht nur die Funktion, Tags hinzufügen, um z.B. Zuständigkeiten klar zu benennen, sondern ihr könnt mit einfachen Skills in Markdown auch To-Do-Listen erstellen. Zugegeben: ganz so schick und umfangreich wie Trello oder Taiga.io ist es noch nicht – dafür aber simpel und enorm sicher in der Anwendung.
Ungewohnte Talente: Sichere Umfragen
Gegen Ende der Sprechstunde überraschte Johannes noch mit einer spontanen Umfrage, die er mit dem Formular-Tool von Cryptpad vorbereitet hatte. Nach einer kurzen Tour durch die Formular-Optionen wie Multiple Choice Felder oder Auswahlmatritzes war die Sprechstunde dann auch am Ende angelangt.
Von der Whiteboard Funktion solltet ihr laut Johannes lieber die Finger lassen – sie hält noch nicht, was sie verspricht. Wenn ihr im Detail wissen wollt, wie ihr die Tools für eure Zusammenarbeit nutzen könnt, schaut doch in unseren Mitschnitt rein.
Nächste Episode:
#37 Vereinswesen meistern mit Clubdesk (26.11.)
Ihr habt nach ClubDesk gefragt – Karin Windt und Daniel Kohtes aus der #PlötzlichDigital Community haben geantwortet und angeboten, euch diesen Alleskönner zu zeigen. In dieser Ausgabe präsentieren sie uns die umfangreiche Vereinssoftware. Egal ob Mitgliederverwaltung, Website-Erstellung oder Buchhaltung – vom Sportverein über die Theatergruppe bis hin zum großen Tanker deckt ClubDesk alles rund ums Vereinswesen ab. Dabei ist die Software für kleinere Teams kostenlos verfügbar und die Daten werden DSGVO-konform und sicher in der Schweiz gespeichert.
Plötzlich digital. Die Sprechstunde
In Corona-Zeiten mussten viele soziale Organisationen plötzlich von 0 auf 100 ins mobile und dezentrale Arbeiten kommen. Dabei möchten wir euch helfen – auch in der Zeit danach! Mit Plötzlich digital: Die Sprechstunde geben wir euch alle zwei Wochen Freitags um 11 Uhr einen virtuellen Raum, um gemeinsam mit anderen etwas Neues kennenzulernen. Alle Folgen zum Nachschauen gibt es hier.
Ihr habt Fragen zu diesem oder einem anderen Tool?
Nicht umsonst war die erste digitale Sprechstunde zum Thema „Slack“. In einem eigenen Slack-Workspace könnt ihr auch vor und nach der Sprechstunde eure Fragen zu den jeweiligen Tools stellen und mit den ehrenamtlichen Expert:innen weiterdiskutieren. Ihr habt nach der Sprechstunde noch eine Frage, habt die Sitzung verpasst oder wollt für kommende Sprechstunden eure Fragen einbringen? Diskutiert mit uns!
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