Egal ob wir in traditionellen Strukturen oder mit agilen Strukturen arbeiten, ein zentrales Element finden wir in allen Organisationen: das Team. Teams können ganz unterschiedlich gestaltet werden und von analog bis digital und von selbstorganisiert bis geführt eine große Vielfalt aufweisen. Die Rolle der Teamleitung kann dabei fest mit einer Person verknüpft sein oder auch variabel und von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden. Dies ist häufig der Fall bei hierarchielosen oder selbstorganisierten Teams ohne Spitze. In jedem Fall ist die Leitung eines Teams davon geprägt, dass das Team sich selbst als zusammengehöriges Team versteht (Teambuilding), auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet (Teammanagement) und dafür sorgt, dass das Team arbeitsfähig bleibt (Teamentwicklung).
In einer überwiegend digitalen Arbeitsumgebung fehlen häufig noch die Erfahrungswerte und man fühlt sich etwas verunsichert. Dabei verfolgt digitales Teambuilding und Teammanagement das gleiche Ziel wie analoges Teambuilding und -management: Individuen zu einem Team zu formen, um eine größere Wirkmacht zu erreichen (Buch 1). In einfachen Worten: Zusammen sind wir stark!
Ein kleines Gedankenspiel
Der Zusammenschluss von Menschen zu einem Team ist eine erstaunliche Entwicklung. Damit dieser Artikel nicht zu theoretisch wird, möchte ich dich dazu einladen, dich an dein letztes Gruppenprojekt zu erinnern.
- Wer hat das Team geleitet? Gab es Veränderungen während der Projektzeit?
- Welche Rollen nahmen die Mitglieder ein?
- Wie hat sich dein Blick auf die Gruppe und die einzelnen Mitglieder im Verlauf der Zusammenarbeit gewandelt?
Ich möchte dich dazu einladen, das Beispiel im Laufe des Artikels im Kopf zu behalten. Dann wird es dir leichter fallen, die unterschiedlichen Textpassagen zu verstehen und das Gelernte anzuwenden.
Die 5 Phasen des Teambuildings
Jedes Team geht einen individuellen Weg und Verallgemeinerungen zur Teamentwicklung sind nur schwer zu treffen. Dennoch hat der Psychologe B. Tuckman im Jahr 1965 ein Modell für die Teamentwicklung entwickelt, welches uns eine wunderbare Orientierung bietet (Buch 2). Im Jahr 1965 war online Teamentwicklung und -führung noch ein unbedeutendes Thema, aber das Modell bietet mit kleinen Anpassungen eine großartige Unterstützung für die digitale Begleitung deines Teams.
Die 5 Phasen, die Tuckman beschreibt, sind Forming (Kennenlernphase), Storming (Konfliktphase), Norming (Organisationsphase), Performing (Arbeitsphase) und Adjourning (Auflösungsphase). Die 5 Phasen werden zwar immer sehr linear dargestellt, aber es ist nicht unüblich, dass ein Team auch mal zwischen verschiedenen Phasen hin und her springt. Je nachdem in welcher Phase sich dein Team befindet, ändern sich die Bedürfnisse deines Teams. Auch die Rolle der Teamleitung wandelt sich entsprechend.
Buch 1: R. Wunderer/ W. Grunwald (1980): Führungslehre. Bd. I: Grundlagen der Führung, Berlin-New York.
Buch 2: Bruce W. Tuckman (1965): „Developmental sequence in small groups“. Psychological Bulletin. 63 (6): 384–399. Hier reinschauen.
Kennenlernphase (Forming)
In der Kennenlernphase befindet sich dein Team ganz am Anfang eines Projektes. Dabei ist nicht entscheidend ob die Personen sich bereits kennen oder nicht, sondern eher ob sie bereits in dieser Konstellation zusammengearbeitet haben oder nicht. Jedes Mal, wenn sich die Zusammensetzung des Teams ändert, kann dein Team wieder zurück in diese Phase fallen.
Die virtuelle Herausforderung
Die besondere Herausforderung bei überwiegend online arbeitenden Teams ist es, dass wir auf die Distanz länger brauchen, um eine Beziehung aufzubauen. Uns fehlen ganz viele verschiedene Eindrücke, welche wir normalerweise haben, um uns ein Bild von einer Person zu machen. Wie betritt die Person den Raum? Trinkt die Person Kaffee oder Tee? Wie sieht das Büro aus? All diese Informationen haben wir nicht, wenn wir uns rein virtuell kennenlernen.
Ein Lösungsweg
In dieser Phase benötigt das Team zum einen die Infrastruktur für die Kommunikation. Das beinhaltet E-Mail-Adressen, Chat-Kanäle oder Videokonferenzlösungen. Diese Struktur muss von der Organisation gestellt werden und für alle Teammitglieder gleichermaßen zur Verfügung stehen. Zum anderen benötigt das Team Unterstützung dabei, das Eis zu brechen. Das Team braucht Raum, um sich (gerne auch spielerisch) kennenzulernen und etwas mehr über die Teamkolleg:innen zu erfahren. Als Teamleitung sollte man regelmäßig zu gemeinsamen Arbeitseinheiten, Diskussionsrunden oder Gesprächskreisen einladen. Es braucht die Initiative einer Person, alle an einen (virtuellen) Tisch zu bekommen und in erste Gespräche zu verwickeln. In dieser Phase ist die Teamleitung vor allem ein:e Teambuilder:in.
Gedankenspiel: Denk nochmal an deine Gruppenarbeit aus der Übung zurück. Wie habt ihr damals das Eis gebrochen? Welche Methode hat euch geholfen – und ist diese Methode eventuell auch online umsetzbar?
Konfliktphase (Storming)
Die Konfliktphase ist kein Zeichen einer schlechten Gruppenzusammensetzung, sondern ein ganz natürlicher Aushandlungsprozess der gemeinsamen Gruppenkultur. In dieser Phase werden unterschiedliche Arbeitsweisen und Kommunikations-Vorlieben der einzelnen Teammitglieder ersichtlich. Dies kann sich in Form von kleinen Missverständnissen oder sogar eines größeren Konflikts äußern.
Die virtuelle Herausforderung
Bei der virtuellen Zusammenarbeit besteht die Hauptherausforderung darin, einen Konflikt und Missverständnisse zu erkennen. Es ist wesentlich einfacher, Konflikte in einer digitalen Umgebung zu verdrängen und unerkannt “brodeln” zu lassen. Große Teile der Kommunikation finden direkt zwischen zwei Personen statt und Missverständnisse werden nicht immer direkt ersichtlich.
Ein Lösungsweg
In dieser Phase kannst du als Teamleitung dein Team am besten als Mediator:in unterstützen. Vielen Menschen fehlt es an Erfahrung, Konflikte und Missverständnisse (online) zu besprechen. Da kannst du ganz einfach unterstützen, indem du zu einem klärenden Gespräch einlädst und dabei als Mediator:in Hilfestellung bietest, um ein lösungsorientiertes Gespräch zu führen. Um unterschwellig brodelnde Konflikte besser zu erkennen hilft das Einführen von kleinen Ritualen, wie zum Beispiel der Einstieg in jedes virtuelle Meeting mit Eisbrecherfragen.
Gedankenspiel: Denk nochmal an euren ersten Gruppenkonflikt zurück. Worum ging es in diesem Konflikt? Was habt ihr danach geändert?
In unserer Serie „Soziales im Digitalen“ haben wir uns in drei Teilen genauer angeschaut, wie wir uns in der digitalen Zusammenarbeit auch als Menschen begegnen.
Organisationsphase (Norming)
In der Organisationsphase geht es darum, dass die in der Konfliktphase ausgehandelte Teamkultur in die Praxis eingeführt wird. Kommunikationsregeln, Fehler- und Feedbackkultur werden hier gemeinsam geformt und geübt. Der Fokus geht weg von einzelnen Konflikten und Missverständnissen und wird wieder nach vorne auf das gemeinsame Ziel gerichtet.
Die virtuelle Herausforderung
Bei einem überwiegend online arbeitenden Team ist die Herausforderung in dieser Phase, dass Gruppenmechanismen etwas schwächer wirken, als wenn ein Team im gleichen Raum sitzt. Denn im Grunde sitzt man einen großen Zeitraum der Arbeitszeit unbeobachtet und eigenverantwortlich an seinen Aufgaben. Es herrscht kaum Kontrolle und Vorgaben außer durch einen selbst. Man muss sich selbstständig konsequent daran erinnern, sich an Vereinbarungen zu halten.
Ein Lösungsweg
Ein guter Weg, um trotz räumlicher Distanz das Gefühl von Nähe herzustellen sind Routinen. Routinen stärken das Teamgefühl und helfen dir, regelmäßig Kontaktpunkte herzustellen. Routinen über eine räumliche Distanz aufzubauen ist nicht so schwer, wenn sich jemand für die Einhaltung einsetzt. In diesem Falle ist deine Rolle die eines Routinen-Promoters.
Gedankenspiel: Welche Team-Routinen hattet ihr in eurer Gruppe? Welche stärkten euer Gemeinschaftsgefühl? Welche halfen euch, eure Arbeit zu strukturieren?
Arbeitsphase (Performing)
Die Arbeitsphase ist der Traum eines jeden Teams. Das Team hat sich eingespielt und arbeitet konzentriert auf das gemeinsame Ziel hin. Die Zusammenarbeit funktioniert gut und auch kleine Missverständnisse können eigenständig behoben werden. In dieser Phase läuft alles am Schnürchen. Jetzt geht es darum, die Motivation oben zu halten und die Kreativität anzuregen.
Die virtuelle Herausforderung
Bei überwiegend online arbeitenden Teams besteht die Herausforderung vor allem in der Kommunikation mit anderen Teams in der Organisation. Das Team hat sich gut eingespielt und seinen Weg der Zusammenarbeit identifiziert. Jedoch ist der Austausch zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen in einer Organisation schlechter, da man sich nicht zufällig im Flur über den Weg laufen kann.
Ein Lösungsweg
Da wir uns virtuell nicht zufällig begegnen ist es wichtig, gezielt für neue Eindrücke zu sorgen, um die Motivation oben zu halten und der Kreativität Futter zu geben. Dies kann zum Beispiel durch teamübergreifende Sitzungen, Weiterbildungen oder Gesprächskreise erfolgen. Der regelmäßige Austausch führt zu guten Ideen, Problemlösungsstrategien und auch einem Zusammenwachsen der Organisation als Ganzes. Die Rolle der Teamleitung lässt sich in dieser Phase am Besten als Mentor:in beschreiben.
Gedankenspiel: Wobei hat es euch geholfen, im Austausch mit anderen Gruppen zu stehen? Konntet ihr etwas voneinander lernen oder euch auf dem Weg unterstützen?
Auflösungsphase (Adjourning)
Die Auflösungsphase ist – wie der Name schon nahelegt – die Endphase eines Teams. Sie kann geplant eintreffen, wenn ein Projekt beendet wird, oder auch unerwartet. Eine geplante Auflösung ist immer zu bevorzugen, um sie auch gezielt begleiten zu können. In dieser Phase steht der Rückblick, die Evaluation und der feierliche Abschluss der Zusammenarbeit im Fokus.
Die virtuelle Herausforderung
Gerade wenn das Team nicht auf eine bestimmte Veranstaltung oder eine Frist hingearbeitet hat, laufen Projekte eher schleichend aus und das Enddatum kann für die verschiedenen Teammitglieder unterschiedlich liegen. Sollte es keinen festgelegten Abschlusstermin geben, kann es passieren, dass die Teammitglieder sich plötzlich nicht mehr wieder treffen und die Erfolge nicht kommuniziert und gefeiert werden können. Das hinterlässt einen schlechten Nachgeschmack auf die eigentlich schöne und produktive gemeinsame Zeit.
Ein Lösungsweg
Auch wenn es kein offizielles Enddatum eurer Zusammenarbeit gibt, solltest du eure Arbeit mit Hilfe von Meilensteinen in Teilabschnitte aufteilen. So hat das Team feste Zeitpunkte, um Erfolge zu betrachten, zu feiern und die Leistung der Teammitglieder sichtbar zu machen. Die Teamleitung übernimmt hier die Rolle der Moderation. Sie hilft dabei, die Teamleistung sichtbar zu machen und lädt dazu ein, die Zusammenarbeit zu evaluieren.
Gedankenspiel: Hattet ihr einen gemeinsamen Abschluss? Magst du lieber die Evaluation der Arbeit oder die Feier der Erfolge?
Dies war der erste Teil unserer Reihe zum Thema “Online Teambuilding”. Im nächsten Artikel schauen wir uns verschiedene Routinen an, die euch helfen, das Thema Teambuilding in eure Teamkultur zu integrieren.
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