Was muss ich rechtlich beachten, bevor ich Mitgliederdatenbanken, Anmeldeformulare oder Veranstaltungsberichte veröffentliche? Und wie mache ich die Inhalte für alle Nutzer:innen zugänglich? Mit unseren Tipps behaltet ihr den Überblick.
5 Tipps für eine rechtsichere Website
Spätestens seit die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingeführt wurde, gelten für die Erhebung, Speicherung und Verwendung persönlicher Daten eine ganze Reihe von Regeln – auch für gemeinnützige Vereine. Generell ist es daher besser, nur die wirklich nötigen Daten zu veröffentlichen und nach Ende der Mitgliedschaft wieder zu löschen. Was außerdem für Websites vorgeschrieben ist:
1. Impressum
Jede Website muss ein Impressum enthalten. Im Vereins-Impressum dürfen folgende Angaben nicht fehlen: Name und Rechtsformzusatz „e.V.“, Anschrift und Kontaktangaben (Postadresse, aber kein Postfach, Mail und Telefon), Vertretungsberechtigung, Registergericht, Vereinsregisternummer und Umsatzsteuer-ID.
2. Datenschutzerklärung
Auch eine Datenschutzerklärung ist Pflicht – sie soll über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung von Nutzerdaten aufklären. Für Rückfragen muss eine Kontaktperson angegeben sein. Wenn in einem Verein mehr als neun Personen Zugriff auf personenbezogene Daten haben, muss übrigens zusätzlich ein Datenschutzbeauftragter angegeben werden.
3. Umgang mit Mitgliederdaten
Namen, Fotos und Videos von Mitgliedern solltet ihr nur dann veröffentlichen, wenn es dem Vereinszweck dient – und nur mit einer schriftlichen Einwilligungserklärung. Viele Vereine fragen die Zustimmung der Einfachheit halber bereits im Aufnahmevertrag ab. Bei Kontaktformularen zur Newsletter-Anmeldung empfiehlt sich das Double-Opt-in-Verfahren: Die Nutzer:innen müssen so per Mail einen Bestätigungslink aktivieren.
4. Verschlüsselung einzelner Seiten
Internetseiten, auf denen personenbezogene Daten erhoben werden, müssen grundsätzlich verschlüsselt sein. Ob das zutrifft, erkennt ihr daran, dass die URL der Seite mit „https“ beginnt.
5. Einbau von Videos und Bildern
Beim Einbau externer Videos und Fotos sind die Nutzungsbedingungen wichtig. Viele kostenlose Bildagenturen setzen beispielsweise voraus, dass auf das verwendete Bild verlinkt und der Urheber genannt wird.
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Vielen Dank für den Artikel, als Grundlage für Initiativen respektive Vereine bestimmt hilfreich zu wissen. Jedoch für den leicht fortgeschrittenen Anwender leider keine Neuerung.
Danke für das Feedback! Das Thema ist ja als Reihe gedacht, begonnen bei den Basics. Welche Fragen oder Themen wären denn hilfreich für einen Folgeartikel?
Mir gefällt der Artikel wirklich eiwandfrei und er hilft sehr, eine schöne Vereins-Webseite zu erstellen. Ein paar ergänzende Punkte, vielleicht auch zum Thema interner Mitgliederbereich, habe ich in diesem Artikel https://www.homepage-baukasten.de/howto/kostenlose-vereinshomepage-erstellen gefunden. Dieser ist vielleicht auch noch ganz interessant, als Ergänzung zu diesem. Beide Artikel aber sehr zu empfehlen.
Vielen Dank für den Link und das Feedback!