Tool-Tipps: Wie ihr mit Automatisierung wertvolle Zeit sparen könnt

Es ist ja immer so eine Sache mit der Zeit. Gerade in Zeiten der Digitalisierung, in der ja vermeintlich alles immer schneller geht, kommt es uns oft so vor, als würden unsere digitalen Verpflichtungen keineswegs weniger werden, sondern immer mehr Zeit in Anspruch nehmen. Klar, eigentlich sind es nur Kleinigkeiten: Fünf Minuten für den Tweet, zehn für Facebook-Kommentare und Likes, ein Post auf Instagram und dann noch die neuen Mitglieder per Mail willkommen heißen. 

Wahrscheinlich merkt ihr es auch: Diese vermeintlich kleinen Aufgaben addieren sich und lassen so einen Arbeitstag schnell viel voller erscheinen. Und das bedeutet: Stress! Noch größer kann dieses Gefühl bei ehrenamtlichen Tätigkeiten sein. Denn: Zeit ist nicht nur Geld, sondern in erster Linie: Zeit, in der man Gutes tun kann. Auch abseits von PC oder Smartphone.

Automatisierung – was ist das?

Automatisierte Abläufe können dabei helfen, wertvolle Zeit einzusparen – und sich wiederholende und damit langweilige Tätigkeiten einfach von einer Software erledigen zu lassen. Klingt zu verlockend? Dann spitzt die Ohren – denn wir haben euch einige praktische Tools zusammengestellt, mit denen ihr lästige Aufgaben ganz einfach an eure digitalen (!) Kollegen abtreten könnt.

Social Media: Hootsuite, Buffer und Co.

Spätestens in Zeiten der Multichannel-Kommunikation (zum Blogbeitrag geht es hier) gehört es dazu, verschiedene Social Media Kanäle unter einen Hut zu bringen. Hier gibt es mittlerweile verschiedene Möglichkeiten, um die Planung und Verbreitung von Inhalten zu vereinfachen. Einige dieser Möglichkeiten bieten die Plattformen selbst. Über Instagram kann man dort veröffentlichte Beiträge einfach und direkt per Klick auch auf Twitter und Facebook teilen. Das spart Zeit und ist insbesondere unterwegs sehr praktisch.

Ebenfalls praktisch (wenn auch kostenpflichtig) ist das Programm Hootsuite, in dem man von Facebook bis LinkedIn alle Social Media Kanäle bündeln und verwalten kann. Der Vorteil: Man muss sich nicht mehr bei mehreren Plattformen anmelden, sondern nur zentral bei Hootsuite. Über das Tool lassen sich außerdem Social Media Postings über alle Kanäle langfristig vorplanen. Spannend ist zudem das Monitoring von Hootsuite, das interessante Einblicke in den Erfolg der eigenen Social Media Aktivitäten liefert.

Eine (für eine Nutzer:in) kostenfreie Variante ist das Tool “Buffer”, mit dem ihr ebenfalls einen Redaktionsplan über verschiedene Kanäle anlegen könnt. Das spart Zeit und Nerven.

Wichtig: Automatisierung der Social Media Aktivitäten bedeutet nicht, dass man auf allen Kanälen exakt die gleichen Inhalte posten sollte – alleine die verschiedenen Bildgrößen auf Facebook oder Instagram (die man beachten sollte, um eine optimale Darstellung der Bilder zu gewährleisten) sind ein gutes Argument dagegen. Wie man seine Geschichte über verschiedene Kanäle hinweg erzählt und welche Inhalte für welche Kanäle geeignet sind, lest ihr in unserem Beitrag zum Thema “Crossmediales Storytelling”.

Außerdem bedeutet Social Media – der Name lässt es schon vermuten – dass man sich auch auf den Plattformen selbst sozial betätigt. Also mit anderen interagiert, Likes vergibt, kommentiert. Wenn man nur noch einmal im Monat seinen Redaktionsplan festlegt und darüber hinaus nicht mehr online zu finden ist, wird der Erfolg auf den sozialen Medien sicher lange auf sich warten lassen.

Automatisierte Mails

Ein weiteres praktisches Tool, um viel Zeit zu sparen, sind automatisierte Mailings. Diese lassen sich entweder über Mailingdienste wie Mailchimp oder direkt über das Mailprogramm (z.B. Outlook oder Thunderbird) versenden. Hier ein paar gute Beispiele, in denen das sinnvoll ist. 

Szenario 1: Ihr habt eine Mailingliste für euren Newsletter. Wenn sich dort jemand anmeldet, soll, der- oder diejenige sich natürlich willkommen fühlen. Dafür gibt es eine automatisierte Willkommens-Mail!

Szenario 2: Ihr möchtet euren Mitgliedern jeden Monat ein paar Tipps mit auf den Weg geben? Auch hier kann eine automatisierte Mail-Kampagne helfen.

Szenario 3: Ihr veröffentlicht in unregelmäßigen Abständen Beiträge auf eurem Blog? Über eine automatische Mail mit dem neuesten Blogbeitrag können eure Leser davon erfahren.

Das beliebte Tool “IFTT”. 

Hinter dem Titel “If this than that” (kurz: IFTT) steht ein Programm, das ganz unterschiedliche Apps und Funktionen miteinander verbinden kann. Das Prinzip: Ihr gebt einfache Handlungsanweisungen (oder “Rezepte”) an, die das Programm dann umsetzt. Zum Beispiel: “Wenn mir jemand bei Twitter folgt, setze einen “Willkommen”-Tweet ab.” Neben Social Media sind viele andere Apps hier miteinander verknüpfbar. Auch der gute alte RSS-Feed. So könnt ihr zum Beispiel auch den Befehl eingeben: “Wenn ein Blogbeitrag erscheint, poste auf Facebook”.

Automatisierung – ein zweischneidiges Schwert

Viele Dinge lassen sich mittlerweile automatisch erledigen. Aber gerade wenn es um die Kommunikation mit euren Mitgliedern, Followern oder Unterstützer:innen geht, solltet ihr gut abwägen: Wann lohnt sich die Zeitersparnis (etwa bei Bestätigungs-Mails) und wann ist der persönliche Kontakt wichtig? Gerade auf den Social Media Kanälen wird eurer Community schnell auffallen, wenn ihr nur selten aktiv seid, wenig kommentiert oder liked oder wenn man ewig auf die Antwort auf eine Direct-Message warten muss. Behaltet eine gute Balance aus Zeitersparnis und persönlichen Interaktionen im Auge.

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